Avec la dématérialisation des marchés publics qui est devenue obligatoire à compter du 1er octobre 2018 pour la majorité des marchés publics, la DGFIP (Direction générale des Finances publiques) a réalisé un livret et un dépliant trouvables à cette adresse. Ces informations ont pour but d’informer les collectivités territoriales ou tout autre organisme qui sont confrontés à la dématérialisation des documents des risques et des tentatives d’escroquerie possibles. La transition numérique en France apporte malheureusement dans ses bagages son lot de nouvelles fraudes et c’est pour cela qu’il faut être au point au niveau de la sécurité de ses documents présents sur le Cloud.
La sécurité et la dématérialisation des documents : la signature électronique
Ce qui rebute le plus souvent les maîtres d’ouvrages et les responsables de la gestion de projet de passer à la dématérialisation documentaire est la sécurité de leurs documents. Ce qui est compréhensible, car soudainement les documents (factures de travaux, devis, contrats, bons de commandes, accords de confidentialité, etc.) ne sont plus accessibles en format papier mais sous un format numérique, stockés sur le Web.
C’est ici qu’intervient la signature électronique pour protéger tous les documents dématérialisés présents sur le Cloud. Grâce à ce moyen de sécurité infaillible, aucun risque de fraudes ou d’escroqueries. Chaque document contient une signature propre numérisée impossible à reproduire, alors que cela peut arriver avec des documents sous format papier.
Juridiquement, la signature électronique (connue aussi sous le nom de « e-Signature » ou « signature en ligne ») constitue l’équivalent électronique de la signature manuscrite d’un document. Juridiquement contraignante, sécurisée et reconnue depuis plus de 20 ans, la signature électronique est très fréquemment utilisée pour entériner les accords commerciaux, les documents des employés, les contrats avec les consommateurs, etc.
La signature électronique fait gagner du temps en évitant d’imprimer un document pour le signer. Pour ne pas avoir à imprimer un document uniquement pour le compléter, le signer, le numériser et le renvoyer, une plateforme collaborative de dématérialisation documentaire comme E-Project vous fait économiser du temps, du papier et des coûts d’impression au quotidien.
En résumé, la signature électronique pour les documents dématérialisés permet de :
- Sécuriser ses documents numériques
- Baisser les coûts
- Gagner du temps
- Favoriser les échanges
- Réduire les risques
- Diminuer les erreurs
L’État, conscient de la nécessité à pousser les entreprises dans une transition numérique incluant la dématérialisation de leurs documents, a mis en place une source d’informations disponible sur le site web economie.gouv.fr. La signature électronique fait également parti de cette transition numérique afin de rassurer les acteurs des marchés publics.
E-Project est une plateforme collaborative de gestion documentaire et financière pour la gestion des travaux BTP disposant de la signature électronique pour protéger et sécuriser toutes les données présentent sur le Cloud. Doté d’une signature électronique de niveau 2 , la validité de cette signature requiert une preuve de l’identité (photocopie de carte d’identité, par exemple) de la personne responsable désignée. Le niveau 2 peut être considéré comme un certificat RGS* et RGS** (Référentiel Général de Sécurité) permettant une protection accrue par rapport à la signature électronique classique (plus de détails ici).
En effet, la transition numérique est aujourd’hui nécessaire afin d’accroître sa performance et obtenir des bénéfices sur le moyen terme. Conscient de cela, E-Project dispose de plusieurs outils facilitant cette évolution tout en garantissant une protection optimale des fichiers.
